Valokuvatkin kuuluvat tietosuojan piiriin – EU:n tietosuoja-asetuksen toteutus uinuu urheiluseuroissa lain voimaantulon jälkeen

Onko lasten henkilösuoja ajan tasalla pyhtääläisten urheiluseurojen verkkosivuilla ja sosiaalisessa mediassa? Esimerkiksi kuvien käytöstä pitää sopia kirjallisesti alaikäisen huoltajan ja lapsen kanssa. Lisäksi luvat kuvien käyttöön ovat niin sanottuja täsmälupia eli määriteltyyn käyttöön ja määritellyksi ajaksi.

EU:n tietosuoja-asetus on tullut voimaan jo 2016 ja sitä alettiin soveltaa täysimääräisesti kansallisen siirtymäajan umpeuduttua vuoden 2018 toukokuussa.

Onko ihmisillä siltikään kovin paljon tietoa siitä ja sen soveltamisesta omalta kohdaltaan?

Urheiluseuroilla on osoitusvelvollisuus eli seuran pitää pystyä osoittamaan, mitä se tekee tietosuojan varmistamiseksi.

Seuroja on suositeltu tekemään tietosuojaohjeena oman seuran henkilötieto-ohjeistus osaksi seurakäsikirjojaan tai talous- ja muita toimintaohjesääntöjään. Lisäksi ohjeistuksen jalkautus seura-aktiiveille on tärkeä ja ehkä se on vaikein tehtävä.

Ohjaajat ja valmentajat vaihtuvat, mutta rekisteri pysyy. Entä ohjeiden ajantasaisuus?

Aina välillä on kysytty haittaako, että otetaan kuvia.

Mikko Koskinen Tietosuojan seura-aktiivi

Millaisen ohjeistuksen ja koulutuksen Kymenlaakso Liikunta – KymLi tarjoaa seuroille?

– Ei ole ollut koulutusta kuin silloin aikanaan lain tullessa voimaan, miten GDPR (General Data Protection Regulation) toimii, totesi toiminnanjohtaja Tommi Lehtinen.

– Ollaan kollegajärjestöjen kanssa kevään aikana tarkastamassa ohjeistuksia.

Lehtinen muisteli, että heidän laatukäsikirjassaan on käsitelty myös henkilörekisteriä.

– Suoraan sanoen meillä olisi asiassa parantamisen varaa, hän tunnusti.

– Asiat sinänsä voi olla hoidettu, mutta oikean tiedon levittäminen ei tapahdu.

KymLin sivuilta löytyy materiaalipankista kuvausluvan pohja, mitä seurat voivat käyttää.

Suomalaiset luottavat tietoturva-asioissa enemmän urheiluseuroihin kuin ulkomaisiin verkkokauppoihin, kertoi Yleisradio STT:n lähteeseen nojaten.

Asiaa on selvitetty teleoperaattori Elisan ja IRO Researchin tekemällä kyselytutkimuksella.

Vastaajista 40 prosenttia luotti täysin tai paljon harrastuksiin liittyviin yhteisöihin, kuten urheiluseuroihin. Ulkomaiseen verkkokauppaan luotti 15 prosenttia.

Pyhtäänlehti soitti muutamaan pyhtääläiseen urheiluseuraan ja jo niissä henkilörekisteri oli vaihtelevaa. Etenkin kuvien kanssa ollaan lähinnä suullisen sopimisen varassa.

Pyhtään Yritys on suurin seuroista ja tarjonnaltaan monipuolisin liikuntavalikoimassaan. Sen verkkosivuilla on satunnaisia urheilukuvia, sosiaalisessa mediassa ei juurikaan.

Millainen EU:n tietosuoja-asetuksen edellyttämä henkilörekisteri seurallanne on käytössä, puheenjohtaja Olavi Pohjatalo?

– Meillä käytetään lajiliittojen tarjoamia palveluita. Esimerkiksi frisbeessä, salibandyssä ja yleisurheilussa on samanlainen, minne jokaisen vanhemmat tai urheilijat syöttää itse tietonsa sinne.

Hän painotti, ettei seuran toiminnassa ylipäänsä tarvita henkilötunnusta.

Onko teillä tehty oma, ajantasainen henkilöohjeistus seurassa?

– Se on hyvä kysymys onko kaikki ajan tasalla. Yksinkertaisimmillaan se on, että ohjaajalla on osallistujalistalla. Listaa tarvitaan koska kunnan tiloissa olevissa toiminnoissa täytyy listata käyttäjät.

Pohjatalo totesi ohjaajien käytössä olevissa listoissa näkyy osallistujan nimi ja lisäksi huoltajan yhteystiedot, jos tarvitsee ottaa yhteyttä.

– Meiltähän ei mitään tietoja lähetetä eteenpäin. Ohjaajatkin saavat listat paperisina.

Onko seuran toiminnassa kuvien käyttöluvat?

– Kuvien suhteen ollaan oltu passiivisia. Meillä on nettisivuilla yksi kuva, joka on laitettu silloin, kun sivut on avattu. Siitä on sen verran yli kymmenen vuotta, että kuvassa olevat juoksuun lähtijätkin on jo täysi-ikäisiä.

Pyhtään Yrityksellä ei ole olemassa omaa kuvapankkia toiminnasta. Heidän tiedotteensa ovat tekstipohjaisia, eikä kuvia käytetä. Ohjaajia ei myöskään pyydetä kuvaamaan.

Pohjatalo huomautti, että kilpailut ovat julkisia tapahtumia, mistä esimerkiksi lehdistö voi ottaa kuvia.

– Kuka tahansa voi ottaa kuvia, mutta julkaiseminen on sitten eri asia. Vanhemmat laittavat usein kuvia lapsistaan kysymättä lapsiltaan.

Pyhtään Voima ry on pieni, vuodesta 1932 saakka, toiminut urheiluseura, joka järjestää urheilutoimintaa lapsille ja nuorille. Lajeina on muun muassa hiihto ja suunnistus. Seuran sivuilla on jotain kuvia urheilevista lapsista, joista tunnistaa lapsen.

Pyhtään Voiman tietosuojavaltuutettu Mikko Koskinen kertoi ottaneensa lain voimaantullessa vastuun tietosuojan päivittämisestä. Hän pitää yllä Excel-pohjaista jäsenrekisteriä.

– Emme kerää jäsenistä muuta tietoa kuin nimet, osoite ja jäseneksi liittymispäivä. Muutamista on syntymäajat vuoden tarkkuudella, että nähdään milloin tulevat vapaajäseniksi.

Pyhtään Voima on ainoa pyhtääläisistä urheiluseuroista, jolla on omilla verkkosivuilla näkyvissä tietosuojaseloste.

Seuran sivuilla on joitain alaikäistenkin kuvia, onko niistä olemassa luvat?

– Aina välillä on kysytty haittaako, että otetaan kuvia, Koskinen kertoi.

– Niissä saattaa olla johtokunnan jäsenten omia lapsia. Sitten on kysytty, jos otetaan esimerkiksi poseerauskuvia, että saako näkyä lehdessä?

Pyhtään Kisa ry on Pyhtäällä toimiva kaikenikäisten urheiluseura. Seuran tarkoitus on edistää liikunta- ja kilpaurheilutoimintaa koko kunnan alueella.

Pyhtään Kisan sivuilla on paljon kuvia lapsista. Kuvat ovat vuosilta 2014-2019 eli ainakin osa on ennen tietosuojalain voimaanastumista. Kuvia ei ole kuitenkaan poistettu sen jälkeen, joten oletettavasti niiden käyttö on vahvistettu.

– Ymmärtääkseni kaikista kuvista on luvat kunnossa, sanoi puheenjohtaja Raino Ojansivu.

Heimer Renlund ja Virpi Frantsi-Kiuru ovat aikanaan kuvia ottaessa kysyneet luvat saako ottaa ja käyttää.

Hän kertoi urheiluseuran henkilörekisterin olevan Excel-pohjaisena tiedostona.

– Tarpeen mukaan ohjaajia ja valmentajia ohjeistetaan tietosuojassa, mutta viime vuosina ei ole tarvinnut ohjeistaa. Ollaan pyritty KymLin kanssa tarvittaessa ohjeistamaan.

Ojansivu painotti vielä, että kaikilta asianomaisilta on kysytty luvat, kun kuvia käytetään seuran sivuilla tai sosiaalisessa mediassa.

Urheiluseurat ovat velvollisia ylläpitämään GDPR-rekisteriä henkilötietojen käsittelyssä ja tietoturvan asianmukaisuudessa.

Jokaisella henkilöllä, joka on luvallaan antanut henkilötiedot seuran rekisteriin, on myös oikeus nähdä omat tietonsa ja saada tietää miten tietosuoja-asioiden hoitaminen seurassa on järjestetty. Asetus edellyttää, että kaikki vaiheet on asiallisesti dokumentoitu.

Jokaiselta kuvissa esiintyvältä henkilöltä tulee siis olla myös kirjallinen dokumentti. Harrasteseuroillakaan ei ole poikkeuksia.

Ilman tietoturvaa ei ole myöskään tietosuojaa, tämä on yksinkertaista.

Etusivulla nyt

Luetuimmat